Privacyverklaring Wieler Toer Club Maarssen

Wieler Toer Club Maarssen (hierna te noemen WTC Maarssen) heeft als vereniging tot doel om het fietsen in groepen mogelijk en aantrekkelijk te maken. We organiseren daarom regelmatig activiteiten en evenementen. Om dit doel te bereiken en als vereniging goed te kunnen functioneren, verwerken wij persoonsgegevens van onze clubleden, (contactpersonen van) sponsoren, leveranciers van fietskleding en bezoekers van onze website. In deze Privacyverklaring geven we je informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Het bestuur van WTC Maarssen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Daarom houden wij ons aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen ‘AVG’) en de Telecommunicatiewet. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens gebruiken voor de doeleinden waarvoor deze door ons verzameld worden. Welke dat zijn, vind je verderop in deze Privacyverklaring.
De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor deze doeleinden.
Dat wij je gegevens alleen verwerken als daar een juridische basis voor is.
Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen ter bescherming van jouw persoonsgegevens.

Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op zullen wijzen en deze zullen respecteren

Welke persoonsgegevens verwerken wij, voor welk doel en op basis van welke wettelijke grondslag?

Ledenadministratie en contributieheffing

Ten behoeve van onze ledenadministratie en de contributieheffing registeren wij van jou de volgende persoonsgegevens:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Adres;
Postcode;
Woonplaats;
Land;
E-mailadres;
Geslacht als je ons daarover informatie hebt verstrekt
Je bankrekeningnummer als je een incassomachtiging hebt afgegeven

Wij verwerken deze gegevens op basis van de wettelijke basis ‘uitvoering van de (lidmaatschaps) overeenkomst’.

Lidmaatschap NTFU

Wij geven de volgende gegevens door aan de NTFU:

Jouw voornaam, tussenvoegsel, achternaam
Adres
Postcode
Woonplaats
Land
Geboortedatum
Geslacht als je ons daar informatie over hebt verstrekt

De NTFU zet zich in voor een collectief pakket aan services en diensten voor alle aangesloten verenigingen waaronder een complete fietsverzekering voor leden en de bezorging van het Fietssport Magazine dat 4x per jaar verschijnt. De NTFU is zelfstandig verantwoordelijk voor deze verwerking van jouw gegevens voor bovengenoemde doeleinden. Kijk voor meer informatie op www.ntfu.nl. De juridische basis om deze gegevens aan de NTFU te mogen doorgeven is de uitvoering van de (lidmaatschaps)overeenkomst die wij met jou hebben.

Ledenpagina op de website

Login gegevens

In het besloten gedeelte van onze website is informatie te vinden die alleen bestemd is voor leden. Dit betreft de ledenlijst (zie onder), foto’s van clubevenementen en nog andere zaken, zoals verslagen van ledenvergaderingen. Om op de ledenpagina te kunnen inloggen zijn de volgende gegevens nodig:

Username/e-mailadres
Wachtwoord

Wij verwerken deze gegevens voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. Deze overeenkomst brengt met zich mee dat wij onze leden in kennis stellen van relevante clubaangelegenheden.

Ledenlijst

Wij delen in het besloten gedeelte van onze website ook een lijst met namen en adressen van de leden van onze toerclub. Het doel daarvan is dat individuele leden contact met elkaar kunnen opnemen bijvoorbeeld over (deelname aan) een fietstocht of andere fiets gerelateerde zaken. De wettelijke basis om dit te mogen doen, is een gerechtvaardigd belang om leden onderling met elkaar in contact te brengen. Hierbij laten wij het aan onze leden over om eventueel een foto van zichzelf te uploaden. Dit is niet verplicht. Wie dat wel doet, doet dat op eigen initiatief. Door een foto te uploaden geef je ons toestemming om deze foto te mogen publiceren (let op dit geldt enkel voor de ledenpagina van onze website). Deze toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken. Daarvoor ga je naar jouw gegevens in de ledenlijst en verwijder je je foto.

Foto’s

WTC Maarssen publiceert foto’s van clubactiviteiten op de website en Instagram. De wettelijke basis om deze foto’s te mogen delen is een gerechtvaardigd belang om clubleden in kennis te stellen van clubevenementen. Het kan voorkomen dat jij op één van deze foto’s staat. Laat ons weten als je daar bezwaar tegen hebt door een mail te sturen naar secretaris@wtcmaarssen.nl dan plaatsen we geen foto’s waarop jij herkenbaar bent afgebeeld.

Nieuwsbrief

Voor onze digitale nieuwsbrief, inclusief berichten over nieuwe clubevenementen die georganiseerd worden, gebruiken wij jouw e-mailadres. De juridische basis om jouw e-mailadres te mogen gebruiken is ons gerechtvaardigd belang jouw te informeren over clubevenementen. Jij kan je ieder moment afmelden door op de afmeldknop onderaan de nieuwsbrief te klikken.

Contact

Voor het beantwoorden van eventuele vragen die je ons via het contactformulier voorlegt, verwerken wij jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dit doen wij op basis van een gerechtvaardigd belang om al jouw vragen en/of klachten te kunnen afhandelen.

Sponsoring en levering fietskleding

Wij zijn trots op onze fietskleding en vinden het belangrijk dat deze tijdens clubactiviteiten gedragen wordt. Onze clubkleding wordt aangeboden tegen een sterk gereduceerd tarief. Dit zou niet mogelijk zijn zonder een groep goede sponsoren. Van sponsoren en leverancier van onze clubkleding verwerken wij contactgegevens, zodat wij hen kunnen bereiken in het kader van de overeenkomst die wij deze organisaties hebben. De verwerking van deze gegevens vindt dan ook plaats op basis van de wettelijke grondslag ‘uitvoerig van de overeenkomst’.

Cookies en vergelijkbare technieken

Tot slot worden door onze website te bezoeken, ook (persoons)gegevens van je verzameld door middel van cookies en daarmee vergelijkbare technieken. De cookies kunnen je locatie bepalen, IP-adres, internetbrowser en apparaat type inzien en analyses maken van je activiteiten op onze website. Voor meer informatie verwijzen we je naar de paragraaf Cookies.

Aan wie geven wij jou gegevens door?

Voor de ledenadministratie maken wij gebruik van de NTFU, waar wij jouw gegevens opslaan. Met de NTFU hebben wij afspraken gemaakt over de omgang met jouw gegevens in een verwerkersovereenkomst.

Verder schakelen wij bij de verwerking van jouw persoonsgegevens nog andere organisaties inschakelen, zoals een organisatie voor het verzenden van de digitale nieuwsbrief, een websiteontwikkelaar en Google Analytics voor het verzamelen en gedetailleerd weergeven van statistieken met betrekking tot het gebruik van onze website. Ook met deze organisaties hebben wij passende afspraken gemaakt in de vorm van een verwerkersovereenkomst. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere organisaties, tenzij dit wettelijk verplicht is en geven jouw gegevens niet door naar organisaties buiten de EER, tenzij

je daarvoor ondubbelzinnige toestemming hebt gegeven of
er voor de doorgifte van de persoonsgegevens gebruik wordt gemaakt van een ongewijzigd door de Europese commissie goedgekeurd modelcontract, waarmee een (naar Europese maatstaven) passend beschermingsniveau van de persoonsgegevens is gewaarborgd
er sprake is van een vergunning of een van de andere in de AVG genoemde situatie, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Minderjarigen

Op dit moment bestaat WTC Maarssen uitsluitend uit leden van 18 jaar en ouder. Mochten er in de toekomst minderjarige leden bij komen met een leeftijd onder de 16 jaar, zullen wij hun persoonsgegevens enkel en alleen verwerken indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Cookies en daarmee vergelijkbare technieken

Wij gebruiken alleen technische noodzakelijke cookies en analytische cookies van Google Analytics. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken, zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Hiervoor worden van de bezoekers van onze website enkel de volgende gegevens verwerkt:

IP-adres
Dag en tijdstip waarop de website wordt bezocht
Browsertype en Browserversie die wordt gebruikt
Het besturingssysteem van het eindapparaat
De pagina die wordt aangeklikt.

Doordat het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd, is dit niet rechtstreeks naar bezoekers van onze website te herleiden. De wettelijke grondslag om deze gegevens te mogen verwerken, is een gerechtvaardigd belang om een goed werkende website aan te bieden.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Let op, dit kan gevolgen hebben voor de functionaliteit van onze website. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Bewaartermijn

Als WTC Maarssen bewaren wij jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is. Persoonsgegevens van clubleden worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd, met uitzondering van bepaalde financiële gegevens die wettelijk 7 jaar bewaard moeten blijven.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn de volgende:

Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen
Wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Leden die op basis van een bestuursfunctie of andere bijzondere functie persoonsgegevens verwerken zijn tot geheimhouding verplicht op basis van een vrijwilligersovereenkomst
Alle overige leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van hun persoonsgegevens.

Jouw privacyrechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens die in ons bezit zijn. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) in alle situaties dat wij jouw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang.

Als je gebruik maakt van je privacyrechten, krijg je uiterlijk binnen een maand bericht.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we je hierover contact met ons op te nemen per Email: secretaris@wtcmaarssen.nl. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy.

Wijziging privacy policy:

WTC Maarssen behoudt zicht het recht voor om deze voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Controleer deze daarom regelmatig.

De laatste wijziging is doorgevoerd op 28 november 2023.